Một sai lầm phổ biến khi dạy phần hành kế toán là chỉ gắn phần hành bán hàng với đúng một vị trí “kế toán bán hàng”. Trên thực tế, phần hành này liên quan đến cả vòng vận hành bán hàng, vòng kế toán công nợ, và vòng thu tiền.

5.1. Kế toán bán hàng

Đây là vị trí gần phần hành nhất.

Tên gọi tuyển dụng thường gặp

• Kế toán bán hàng
• Kế toán doanh thu
• Kế toán hóa đơn bán hàng
• Sales Accountant
• Revenue Accountant
• 销售会计

Công việc thường gặp

• tiếp nhận chứng từ bán hàng
• kiểm tra đơn hàng, phiếu xuất, biên bản giao nhận
• lập hóa đơn
• ghi nhận doanh thu
• theo dõi tình trạng xuất hóa đơn
• phối hợp với kho, sales, công nợ phải thu

Kỹ năng cần có

• hiểu quy trình bán hàng của doanh nghiệp
• đọc và kiểm tra hóa đơn, đơn hàng, phiếu xuất, biên bản giao hàng
• sử dụng phần mềm kế toán MISA hoặc phần mềm tương đương
• đối chiếu giữa chứng từ bán hàng và hóa đơn

5.2. Kế toán công nợ phải thu

Nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng bán chịu, vị trí này rất quan trọng.

Tên gọi thường gặp

• Kế toán công nợ phải thu
• Kế toán công nợ khách hàng
• AR Accountant
• Accounts Receivable Accountant
• 应收会计

Công việc

• theo dõi công nợ từng khách hàng
• đối chiếu hóa đơn, doanh thu, khoản thu
• nhắc nợ, phối hợp thu hồi nợ
• xác định khách nào còn nợ, nợ quá hạn, trả trước, trả thiếu
• lập báo cáo tuổi nợ phải thu

Kỹ năng

• theo dõi công nợ chi tiết theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng
• đọc sao kê, xác định khoản khách đã thanh toán
• đối chiếu với sales và kế toán thanh toán
• phân tích rủi ro nợ quá hạn

5.3. Nhân viên kinh doanh / Sales Executive

Đây là người tạo ra đơn hàng và là đầu mối với khách hàng.

Tên gọi thường gặp

• Nhân viên kinh doanh
• Sales Executive
• Sales Representative
• 业务员 / 销售员

Công việc gắn với phần hành

• tìm kiếm khách hàng
• báo giá, đàm phán, chốt đơn
• theo dõi tiến độ giao hàng
• phối hợp nhắc nợ, xác nhận thanh toán
• giải quyết phát sinh sau bán

Kỹ năng

• hiểu sản phẩm, giá bán, chính sách công nợ
• theo dõi đơn hàng và trạng thái thanh toán
• phối hợp với kế toán để xác nhận khách đã trả tiền hay chưa

5.4. Sales Admin / Chăm sóc khách hàng / Điều phối đơn hàng

Đây là vị trí rất hay gặp trong doanh nghiệp thương mại và phân phối.

Công việc

• nhập đơn hàng
• theo dõi tiến độ giao hàng
• chuẩn bị hồ sơ giao hàng, hóa đơn, chứng từ
• phối hợp với sales, kho, kế toán
• hỗ trợ đối chiếu đơn hàng với công nợ

5.5. Thủ kho / Nhân viên kho / Điều phối giao hàng

Tuy không phải là kế toán, nhưng lại là mắt xích quan trọng của phần hành bán hàng.

Vai trò

• xác nhận hàng đã xuất
• xác nhận số lượng giao thực tế
• phối hợp xử lý giao thiếu, giao thừa, trả hàng
• cung cấp căn cứ để kế toán biết có đủ điều kiện xuất hóa đơn hay chưa

5.6. Kế toán thanh toán / Kế toán ngân hàng

Khi khách hàng thanh toán, kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng sẽ tham gia vào phần cuối của chuỗi bán hàng – công nợ phải thu.

Vai trò

• ghi nhận tiền khách trả
• xác định khách nào chuyển tiền
• chuyển thông tin cho kế toán công nợ để gạch nợ
• đối chiếu công nợ với khoản thu thực tế

5.7. Kế toán trưởng / trưởng phòng tài chính kế toán / quản lý kinh doanh

Đây là nhóm sử dụng dữ liệu của phần hành để quản trị:

• xem doanh thu theo khách hàng, nhân viên, mặt hàng
• kiểm soát nợ phải thu
• đánh giá khách hàng nào chậm thanh toán
• quyết định hạn mức công nợ và chính sách bán hàng