Giá trị của việc thực hiện kế hoạch định biên nhân sự:

• Tối ưu hóa cấu trúc tổ chức: Xác định rõ ràng số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, giúp xây dựng một cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân sự được bố trí đúng vị trí, có đủ nguồn lực để làm việc, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, đạt được mục tiêu công việc được giao.
• Hỗ trợ quá trình ra quyết định: Cung cấp thông tin đầy đủ về nguồn nhân lực để lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, giảm biên chế...
• Đảm bảo sự phát triển bền vững: Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn, đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai.

Các kỹ thuật sử dụng trong định biên nhân sự:

• Phân tích công việc: Xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí công việc.
• Phân tích nhu cầu nhân sự: Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phân tích năng lực: Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên và xác định những kỹ năng cần thiết cho các vị trí công việc.
• Sử dụng các mô hình định biên: Áp dụng các mô hình định biên như mô hình dựa trên sản lượng, mô hình dựa trên số lượng nhân viên hiện có, mô hình dựa trên tiêu chuẩn ngành...
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để tính toán, phân tích và theo dõi quá trình định biên.

Ví dụ:

Để định biên cho bộ phận sản xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình dựa trên sản lượng. Cụ thể, họ sẽ tính toán số lượng sản phẩm cần sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó xác định số lượng nhân công cần thiết để đạt được mục tiêu đó, dựa trên năng suất lao động của từng công nhân.

5 Bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Để tính định biên nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu nhân sự của tổ chức trong tương lai. Doanh nghiệp cần xác định:

• Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban
• Chất lượng nhân sự cần đạt được
• Cơ cấu nhân sự cần có

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin như:

• Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
• Chiến lược phát triển của doanh nghiệp
• Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, phòng ban
• Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng định biên nhân sự là phân tích thực trạng nhân sự. Đây là hoạt động nhằm đánh giá ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố liên quan đến cả hệ thống và quy trình.

Đối với hệ thống:

• Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, thái độ làm việc của nhân viên
• Loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc
• Các chính sách quản lý nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật

Đối với quy trình:

• Mức độ hài lòng trong công việc
• Tính hấp dẫn, thu hút và tạo động lực trong công việc đối với nhân viên
• Văn hóa doanh nghiệp
• Mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra
• Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp

Bước 3. Quyết định tăng hay cắt giảm nhân sự

Trên cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng, giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban.

Tăng nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp tăng cao
• Nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoạt động

Giảm nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp giảm
• Nguồn nhân lực hiện tại dư thừa
• Doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc định biên nhân sự một cách hợp lý. Nếu thực hiện hiệu quả, phòng nhân sự sẽ đạt được hai mục tiêu quan trọng: tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Những thông tin cần có trong kế hoạch này:

• Kế hoạch, lịch trình tuyển dụng nhân sự phù hợp
• Kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự nội bộ
• Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các phòng ban
• Cắt giảm các nhân sự không hiệu quả, thái độ không phù hợp, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 5. Đánh giá

Bước đánh giá này rất quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp biết được những sai sót giữa các mục tiêu và kế hoạch thực tế. Từ đó phân tích nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những lần định biên nhân sự trong tương lai. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

• Thu thập thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch
• So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra
• Đưa ra các giải pháp cần thiết để cải thiện hiệu quả thực hiện kế hoạch

Các phần mềm định biên nhân sự phổ biến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm định biên nhân sự, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Trong đó, một số phần mềm định biên nhân sự phổ biến phải kể đến như:

• FastWork Staffing: Phần mềm quản lý định biên nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình định biên, hoạch định nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn lực nhân sự phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

• Amis.vn: Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể, tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý định biên nhân sự, bao gồm lập kế hoạch định biên, phân tích nhu cầu nhân lực, theo dõi biến động nhân sự,...

• HROnline: Một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến, cung cấp các tính năng quản lý định biên nhân sự như quản lý vị trí công việc, quản lý năng lực nhân viên, quản lý biến động nhân sự,...

• 1Office: Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp, tích hợp tính năng quản lý định biên nhân sự, giúp doanh nghiệp theo dõi và lập kế hoạch định biên nhân sự một cách hiệu quả.

• ERPViet HRM: Là giải pháp quản trị nhân sự tổng thể, cung cấp các tính năng quản lý định biên nhân sự như phân tích nhu cầu nhân lực, lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý biến động nhân sự,...

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ ranh giới giữa các bộ phận và vai trò công việc trong tổ chức. Qua quá trình định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng người trong tổ chức, đồng thời tạo ra sự minh bạch và công bằng trong việc phân chia công việc, tài nguyên.

Một quy trình định biên nhân sự tốt giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, khích lệ sự phát triển cá nhân và tăng cường hiệu suất làm việc. Ngoài ra, nó cũng giúp ngăn chặn xung đột và nhầm lẫn giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo cơ hội cho sự cộng tác, phối hợp hiệu quả.

Cách tính định biên nhân sự theo từng phương pháp

Để tính định biên nhân sự, cần áp dụng một quy trình cụ thể bao gồm các bước đánh giá, phân tích và xác định nhu cầu nhân lực phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là các cách tính định biên nhân sự phổ biến:

A. Phương pháp dựa trên khối lượng công việc (Workload Analysis)

Phương pháp này dựa trên việc xác định tổng khối lượng công việc cần hoàn thành và từ đó tính toán số lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành công việc đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Các bước thực hiện:

1. Xác định khối lượng công việc: Liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện theo từng vị trí, phòng ban hoặc dự án.
2. Tính thời gian hoàn thành mỗi công việc: Đo lường thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Có thể dựa trên dữ liệu thực tế hoặc ước tính.
3. Xác định tổng thời gian cần thiết: Tính tổng thời gian cần để hoàn thành toàn bộ công việc trong một giai đoạn cụ thể (tuần, tháng, quý).
4. Tính số lượng nhân sự cần thiết:
   • Số lượng nhân sự cần thiết = Tổng thời gian cần thiết / Số giờ làm việc trung bình của một nhân viên trong cùng giai đoạn.
   • Điều chỉnh số lượng nhân sự cho phù hợp với các yêu cầu về chất lượng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.

Ví dụ:

Nếu một phòng ban cần hoàn thành 1.000 giờ công việc mỗi tháng, và mỗi nhân viên làm việc trung bình 160 giờ mỗi tháng, thì số lượng nhân sự cần thiết là:

Số nhân sự cần thiết = 1000/160 = 6,25 ≈ 7 người

(Số lẻ thường được làm tròn lên để đảm bảo đủ nhân lực.)

B. Phương pháp theo tiêu chuẩn định mức lao động (Standard Labor Norms)

Phương pháp này dựa trên các tiêu chuẩn định mức lao động đã được quy định hoặc thiết lập sẵn cho từng loại công việc. Các tiêu chuẩn này có thể dựa vào ngành nghề, kinh nghiệm trước đây, hoặc các quy định của tổ chức.

Các bước thực hiện:

1. Xác định định mức lao động: Tìm hiểu và áp dụng các tiêu chuẩn định mức lao động cho từng công việc hoặc chức danh cụ thể (ví dụ: số lượng sản phẩm trên mỗi giờ, số lượng khách hàng phục vụ mỗi ngày, v.v.).
2. Đánh giá nhu cầu công việc: Dựa vào khối lượng công việc hoặc mục tiêu sản xuất/kinh doanh để tính tổng nhu cầu lao động.
3. Tính số lượng nhân sự cần thiết: Sử dụng công thức: Số nhân sự cần thiết = Khối lượng công việc dự kiến/Định mức lao động chuẩn​

Ví dụ:

Nếu định mức lao động chuẩn yêu cầu 1 nhân viên sản xuất được 100 sản phẩm mỗi ngày, và nhu cầu sản xuất là 1.000 sản phẩm mỗi ngày, số lượng nhân sự cần thiết sẽ là:

Số nhân sự cần thiết = 1000/100 = 10 người

C. Phương pháp so sánh benchmarking

Phương pháp so sánh benchmarking dựa trên việc so sánh cơ cấu nhân sự với các công ty, tổ chức cùng ngành hoặc tiêu chuẩn ngành để xác định nhu cầu nhân lực phù hợp.

Các bước thực hiện:

1. Thu thập dữ liệu từ các tổ chức tương tự: Xác định số lượng nhân sự theo từng bộ phận, chức danh, hoặc loại hình công việc ở các tổ chức cùng ngành.
2. Phân tích và so sánh: Đánh giá sự khác biệt giữa cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp mình và các tổ chức cùng ngành, từ đó xác định số lượng và cơ cấu nhân sự hợp lý.
3. Điều chỉnh phù hợp: Điều chỉnh số lượng nhân sự dựa trên quy mô, chiến lược và mục tiêu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô tương tự như một công ty khác trong ngành với 200 nhân viên và 50% trong số đó làm việc tại bộ phận sản xuất, thì doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc sử dụng một tỷ lệ tương tự.

D. Phương pháp theo tỷ lệ doanh thu hoặc sản lượng (Revenue or Production Ratio Method)

Phương pháp này sử dụng các tỷ lệ giữa doanh thu (hoặc sản lượng) và số lượng nhân sự để tính toán nhu cầu nhân lực.

Các bước thực hiện:

1. Xác định tỷ lệ chuẩn: Tìm hiểu tỷ lệ doanh thu trên số lượng nhân sự (hoặc sản lượng trên số nhân viên) trong ngành hoặc từ dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp.
2. Dự báo doanh thu hoặc sản lượng: Ước tính doanh thu hoặc sản lượng mà doanh nghiệp muốn đạt được trong kỳ tiếp theo.
3. Tính số lượng nhân sự cần thiết:

Số nhân sự cần thiết = Doanh thu dự kiến/Doanh thu trung bình trên mỗi nhân viên

Hoặc

Số nhân sự cần thiết = Sản lượng dự kiến/Sản lượng trung bình trên mỗi nhân viên​

Ví dụ:

Nếu một doanh nghiệp cần đạt được 10 triệu đô la doanh thu và trung bình một nhân viên tạo ra 200.000 đô la doanh thu mỗi năm, số lượng nhân sự cần thiết là:

Số nhân sự cần thiết = 10.000.000/200.000 = 50 người

E. Phương pháp phân tích năng lực nhân sự hiện tại (Current Staff Analysis)

Phương pháp này dựa vào phân tích năng lực và hiệu suất của nhân sự hiện có để xác định xem có cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không.

Các bước thực hiện:

1. Đánh giá hiệu suất và năng lực hiện tại: Xác định mức độ hoàn thành công việc, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên hiện tại.
2. So sánh với yêu cầu công việc: Đối chiếu với các yêu cầu công việc, mục tiêu kinh doanh để xác định các vị trí cần cải thiện, bổ sung hoặc thay thế.
3. Xác định nhu cầu nhân sự: Từ kết quả phân tích, xác định các vị trí cần bổ sung nhân sự, nâng cao đào tạo hoặc tái cơ cấu.

Các phương pháp trên có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với nhau tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Tính định biên nhân sự là một quá trình liên tục và cần linh hoạt để điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh.

Kết luận:

Định biên nhân sự là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật định biên phù hợp, doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng được yêu cầu của công việc và góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.