Để sinh viên hiểu đúng bản chất, có thể hình dung phần hành này đi theo một luồng 10 bước như sau.

Bước 1: Khách hàng phát sinh nhu cầu mua

Khách hàng liên hệ với doanh nghiệp qua sales, website, điện thoại, fanpage, email, đại lý hoặc mối quan hệ trực tiếp. Nhu cầu có thể là hỏi giá, đặt hàng, xin báo giá, ký hợp đồng, hoặc đặt cọc.

Bước 2: Bộ phận kinh doanh / sales admin ghi nhận đơn hàng

Nhân viên kinh doanh, sales admin hoặc chăm sóc khách hàng lập báo giá, xác nhận đơn, lên hợp đồng, nhận PO của khách hoặc tạo đơn bán hàng trên hệ thống.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện bán hàng

Doanh nghiệp kiểm tra tồn kho, lịch giao hàng, giá bán, chính sách chiết khấu, hạn mức công nợ, điều kiện thanh toán của khách hàng. Ở doanh nghiệp kiểm soát chặt, kế toán công nợ có thể tham gia kiểm tra xem khách có đang nợ cũ quá hạn hay không.

Bước 4: Kho / giao nhận / bộ phận thực hiện dịch vụ xử lý giao hàng

Khi đơn được duyệt, hàng được xuất kho hoặc dịch vụ được triển khai. Chứng từ có thể là phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, xác nhận hoàn thành dịch vụ.

Bước 5: Kế toán bán hàng kiểm tra căn cứ xuất hóa đơn

Kế toán không nên chỉ “cầm đơn rồi xuất hóa đơn”. Kế toán cần kiểm tra:

• đơn hàng / hợp đồng nào
• hàng đã giao hay chưa
• giao đủ hay giao một phần
• giá bán có đúng không
• chiết khấu, khuyến mãi, thuế suất thế nào
• khách thanh toán ngay hay bán chịu

Đây là chỗ thể hiện rõ vai trò kiểm soát chéo của kế toán đối với sales, kho và giao nhận.

Bước 6: Lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu

Sau khi đủ căn cứ, kế toán lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, thuế đầu ra và công nợ phải thu nếu khách chưa thanh toán.

Bước 7: Theo dõi thời hạn thanh toán và biến động công nợ

Kế toán công nợ hoặc kế toán bán hàng theo dõi:

• hóa đơn nào đến hạn
• khách nào còn nợ
• khách nào đã quá hạn
• khách nào đang trả dần
• khách nào ứng trước

Bước 8: Thu tiền khách hàng

Khách có thể trả tiền mặt, chuyển khoản, bù trừ công nợ hoặc trả qua nhiều đợt. Kế toán thanh toán / kế toán ngân hàng ghi nhận khoản thu, nhưng thông tin phải quay lại cập nhật cho công nợ phải thu.

Bước 9: Đối chiếu giữa bán hàng – công nợ – tiền

Đây là bước rất quan trọng:

• hàng đã giao có được xuất hóa đơn đầy đủ chưa?
• hóa đơn đã xuất có đang treo công nợ không?
• tiền khách chuyển vào đã được gạch nợ đúng hóa đơn chưa?
• khách nào tưởng là đã thanh toán nhưng thực ra mới chỉ ứng trước?

Bước 10: Cung cấp dữ liệu cho quản trị

Từ phần hành này, doanh nghiệp sẽ nhìn được:

• doanh thu theo khách hàng, mặt hàng, nhân viên kinh doanh
• tuổi nợ phải thu
• khách hàng chậm thanh toán
• hiệu quả bán hàng gắn với dòng tiền thực thu