Phần hành bán hàng – công nợ phải thu là gì? Công việc, vị trí liên quan và kỹ năng nghề nghiệp mà sinh viên kế toán cần nhận diện

Trong doanh nghiệp, khi nhắc đến phần hành kế toán, nhiều người thường nghĩ ngay đến những mảng quen thuộc như mua hàng, bán hàng, tiền mặt, ngân hàng, kho, tài sản cố định, tiền lương, thuế… Tuy nhiên, nếu nhìn theo góc độ đào tạo nghề và góc độ vận hành doanh nghiệp, mỗi phần hành không chỉ là một “menu trên phần mềm kế toán” mà thực chất là một dòng chảy công việc liên phòng ban, nơi kế toán vừa ghi nhận số liệu, vừa kiểm soát chéo với các bộ phận khác.

Một trong những phần hành quan trọng nhất đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất có bán hàng, chính là phần hành Bán hàng – Công nợ phải thu. Đây là phần hành giúp trả lời hàng loạt câu hỏi rất thực tế:

• Doanh nghiệp đã bán hàng gì, cho ai, với giá nào?
• Hàng đã giao hay chưa, hóa đơn đã xuất hay chưa?
• Khách hàng đã thanh toán chưa, còn nợ bao nhiêu?
• Bộ phận bán hàng, kho, giao nhận, kế toán và thu tiền phối hợp với nhau như thế nào?
• Trên phần mềm kế toán như MISA, FAST, BRAVO, Smart Pro, phần hành này được tổ chức ra sao?
• Những vị trí nghề nghiệp nào gắn với phần hành bán hàng – công nợ phải thu, ngoài kế toán bán hàng còn có sales admin, nhân viên kinh doanh, thủ kho, kế toán công nợ phải thu hay không?

Bài viết này sẽ đi từ bản chất phần hành bán hàng – công nợ phải thu, đến luồng vận hành trong doanh nghiệp, các vị trí công việc liên quan, kỹ năng nghề nghiệp cần có, và ý nghĩa đào tạo trong môn Nguyên lý kế toán kết hợp phần mềm kế toán MISA.

1. Phần hành bán hàng – công nợ phải thu là gì?

Nếu phần hành mua hàng – công nợ phải trả trả lời câu hỏi “doanh nghiệp mua gì, mua của ai, còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu?” thì phần hành bán hàng – công nợ phải thu trả lời câu hỏi ngược lại:

Doanh nghiệp đã bán cái gì, bán cho ai, theo đơn hàng nào, đã giao đến đâu, đã xuất hóa đơn chưa, khách đã trả tiền chưa và hiện còn phải thu bao nhiêu?

Nói cách khác, đây là phần hành theo dõi toàn bộ chuỗi bán hàng từ lúc phát sinh nhu cầu mua của khách cho đến khi doanh nghiệp thu được tiền, bao gồm cả phần kiểm soát hàng đã giao, hóa đơn đã lập và công nợ phải thu của khách hàng.

Trong thực tế, phần hành này không chỉ liên quan đến kế toán bán hàng mà còn chạm đến rất nhiều bộ phận khác:

• nhân viên kinh doanh / sales
• sales admin
• chăm sóc khách hàng
• kho / thủ kho
• giao nhận / vận chuyển
• kế toán bán hàng
• kế toán công nợ phải thu
• kế toán thanh toán / kế toán ngân hàng
• quản lý kinh doanh
• kế toán trưởng / trưởng phòng tài chính kế toán

Chính vì vậy, nếu chỉ dạy sinh viên theo kiểu “bán hàng là lập hóa đơn và hạch toán doanh thu” thì chưa đủ. Sinh viên cần nhìn thấy phần hành bán hàng – công nợ phải thu là một hệ thống vận hành, nơi kế toán đóng vai trò kiểm soát chéo thông tin với bộ phận bán hàng, kho, giao hàng và thu tiền.

2. Tên gọi phần hành bán hàng – công nợ phải thu trên các phần mềm kế toán

Về bản chất nghề nghiệp, có thể chuẩn hóa tên phần hành này là:

Bán hàng – công nợ phải thu

Tên gọi này phản ánh đầy đủ hai lớp công việc quan trọng:

1. Bán hàng: ghi nhận đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, doanh thu.
2. Công nợ phải thu: theo dõi khách hàng còn nợ bao nhiêu, đã thu tiền chưa, còn phải đòi nợ hay đối chiếu gì nữa không.

Trên các phần mềm kế toán, tên gọi có thể khác nhau đôi chút:

• MISA: thường thấy menu Bán hàng, đồng thời dữ liệu liên quan đến khách hàng nợ sẽ nối sang phần công nợ phải thu, thu tiền, ngân hàng, tổng hợp.
• FAST: có thể tổ chức theo logic bán hàng, phải thu, quản lý công nợ khách hàng, tùy phiên bản và gói triển khai.
• BRAVO: thường tách khá rõ giữa nghiệp vụ bán hàng, hóa đơn, công nợ, thu tiền và báo cáo quản trị bán hàng.
• Smart Pro: về logic cũng xoay quanh bán hàng – công nợ – thu tiền – hóa đơn – khách hàng.

Vì vậy, khi xây dựng môn học nền tảng như Nguyên lý kế toán trong kỷ nguyên AI hoặc học phần nhận diện phần hành kế toán trên phần mềm MISA, sinh viên không nên học thuộc tên menu một cách máy móc. Điều cần hiểu trước là bản chất công việc của phần hành bán hàng – công nợ phải thu, sau đó mới ánh xạ sang từng phần mềm cụ thể.

3. Phần hành bán hàng – công nợ phải thu gồm những nghiệp vụ nào?

Nhiều người mới học kế toán hay hiểu phần hành bán hàng rất hẹp, chỉ là “lập hóa đơn và ghi doanh thu”. Thực tế, nếu nhìn từ doanh nghiệp, phần hành này bao gồm một chuỗi công việc khá dài. Có thể gom thành 6 cụm nghiệp vụ lớn.

3.1. Tiếp nhận nhu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng của khách

Đây là điểm bắt đầu của quy trình bán hàng. Nhu cầu có thể đến từ:

• khách hàng hỏi mua trực tiếp
• nhân viên kinh doanh chốt đơn
• khách gửi PO hoặc đơn đặt hàng
• khách ký hợp đồng / phụ lục hợp đồng
• khách đặt cọc, ứng trước, giữ chỗ
• đơn hàng phát sinh từ sàn thương mại điện tử, fanpage, website, đại lý, cộng tác viên

Ở bước này, người làm việc trực tiếp thường là nhân viên kinh doanh, sales admin, chăm sóc khách hàng, nhưng kế toán cần hiểu đây là gốc của nghiệp vụ bán hàng, bởi mọi bước sau như giao hàng, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ đều phải quay lại bám vào đơn hàng này.

3.2. Lập đơn bán hàng / xác nhận đơn / theo dõi điều kiện bán

Sau khi tiếp nhận nhu cầu, doanh nghiệp cần ghi nhận đơn hàng dưới một hình thức quản trị nào đó:

• đơn bán hàng
• đơn đặt hàng của khách
• hợp đồng kinh tế
• bảng báo giá đã được chấp thuận
• phiếu yêu cầu xuất hàng
• kế hoạch giao hàng theo tiến độ

Ở đây bắt đầu xuất hiện những thông tin mà kế toán phải quan tâm:

• bán cho khách nào
• mặt hàng nào
• số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế suất
• thời điểm giao hàng
• điều kiện thanh toán: trả ngay, trả chậm, trả trước một phần, công nợ 15 ngày / 30 ngày / 45 ngày…
• có cần xuất hóa đơn ngay hay sau khi giao hàng

3.3. Xuất kho, giao hàng hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ

Khi đơn hàng đã được duyệt, doanh nghiệp bước vào giai đoạn giao hàng. Tùy loại hình kinh doanh, việc “giao” có thể khác nhau:

• doanh nghiệp thương mại: xuất kho giao hàng cho khách
• doanh nghiệp sản xuất: xuất thành phẩm để giao
• doanh nghiệp dịch vụ: nghiệm thu khối lượng, xác nhận hoàn thành dịch vụ
• doanh nghiệp đào tạo / sự kiện / du lịch: xác nhận học viên đăng ký, xác nhận tour, xác nhận dịch vụ đã thực hiện

Đây là lúc kho, giao nhận, sales, kế toán bán hàng bắt đầu liên kết chặt với nhau. Kế toán không phải là người trực tiếp bốc hàng hay giao hàng, nhưng kế toán cần nắm được:

• hàng nào đã giao
• giao cho khách nào
• giao bao nhiêu
• có giao đủ hay giao nhiều đợt
• hàng giao có khớp với đơn bán hàng, hợp đồng hay không

3.4. Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu

Khi đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT. Đây là bước rất quen thuộc với người học kế toán, nhưng nếu nhìn đúng bản chất thì hóa đơn chỉ là một mắt xích trong cả phần hành.

Kế toán bán hàng cần xác định:

• xuất hóa đơn cho đơn hàng / hợp đồng / đợt giao nào
• hóa đơn này thuộc khách nào
• số lượng, đơn giá, thuế suất, chiết khấu có đúng không
• đã giao hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu chưa
• khách thanh toán ngay hay sẽ phát sinh công nợ phải thu

Từ đây, số liệu bắt đầu đi vào hệ thống kế toán:

• ghi nhận doanh thu
• ghi nhận thuế GTGT đầu ra
• ghi nhận công nợ phải thu nếu khách chưa trả tiền ngay
• theo dõi khách trả trước hoặc trả một phần

3.5. Theo dõi công nợ phải thu khách hàng

Đây là phần cực kỳ quan trọng nhưng thường bị người mới học bỏ qua. Bán được hàng chưa có nghĩa là doanh nghiệp đã thu được tiền. Nếu bán theo hình thức công nợ, phần hành này phải trả lời tiếp:

• khách A còn nợ bao nhiêu?
• hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán?
• khách đã trả một phần hay chưa trả?
• khoản tiền khách chuyển vào là cho hóa đơn nào?
• khách đang ứng trước hay đang nợ quá hạn?
• bộ phận kinh doanh có cần nhắc nợ không?

Chính vì vậy, phần hành bán hàng mà không gắn với công nợ phải thu thì mới chỉ là làm được một nửa công việc.

3.6. Thu tiền và đối chiếu thanh toán của khách hàng

Khi khách hàng thanh toán, dữ liệu không dừng ở phần tiền mà phải quay ngược lại cập nhật cho phần hành bán hàng – công nợ phải thu. Kế toán phải xác định:

• khách nào vừa chuyển tiền
• khoản tiền đó thuộc hóa đơn nào, đơn hàng nào
• khách đang thanh toán công nợ cũ hay ứng trước đơn hàng mới
• số tiền trả đủ hay thiếu
• còn công nợ nào chưa thu được

Như vậy, phần hành bán hàng – công nợ phải thu thực chất là cầu nối giữa bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, và phần hành tiền mặt – ngân hàng – thanh toán.

CÁC CHỨC NĂNG - KIẾT THỨC - KĨ NĂNG TRONG PHẦN HÀNH

Luồng vận hành thực tế của phần hành bán hàng – công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Các vị trí công việc liên quan đến phần hành bán hàng – công nợ phải thu

Vai trò kiểm soát chéo của kế toán trong phần hành bán hàng – công nợ phải thu

Kỹ năng nghề nghiệp mà sinh viên cần học từ phần hành bán hàng – công nợ phải thu

Vì sao phần hành bán hàng – công nợ phải thu rất quan trọng trong môn học nền tảng trước khi học phần mềm kế toán

Về trang chủ HỆ THỐNG